ЯК ПОВИННО ПОЧИНАТИСЯ ЛИСТ?

Починати треба традиційно: «Шановний Іван Сергійович, здрастуйте!» Був випадок, коли одна велика компанія у своїй кореспонденції змінила класичне звернення «Шановний» на «Дорогий». І хоча, здавалося б, емоційно звернення стало тепліше, партнерів це насторожило.

Ні в якому разі не використовуйте в якості привітання фразу «Доброго часу доби» - по-перше, в житті так ніхто не говорить, а по-друге, може скластися враження, що вам байдуже, коли лист буде отримано.

ЧИ МОЖНА ВИКОРИСТОВУВАТИ У ЛИСТАХ СМАЙЛИКИ?

Якщо лист адресовано незнайомій людині і носить діловий характер, смайлики можуть створити у адресата відчуття фамільярності. У неофіційних листах, адресованих колегам, смайлики не заборонені. Однак якщо в листі є інформація, яка одного разу може знадобитися гендиректору вашої компанії, подумайте, чи хочете ви, щоб усміхнені дужки попалися йому на очі?

ЯК НЕ ДОЗВОЛИТИ НЕГАТИВНИМ ЕМОЦІЯМ ВПЛИНУТИ НА ТОН ЛИСТА?

Коли ви чимось незадоволені, але не хочете розривати відносини з винуватцем появи негативних емоцій, а збираєтеся вести з ним конструктивний діалог, не відправляйте лист відразу. Дайте прочитати текст не вовлеченному в конфлікт колезі або відправте його пізніше, коли зможете скласти нейтральне по тону листа.

В ЯКИХ ВИПАДКАХ НЕОБХІДНО ВКАЗУВАТИ ТЕМУ ЛИСТА?

Лист завжди повинно мати тему. Це додає повідомленню статус і часто рятує від попадання в спам. Тема повинна коротко і ємко вказувати саме на вас або на предмет вашого з адресатом співробітництва. Наприклад, якщо ви познайомилися з клієнтом на конференції, форумі або виставці, логічно припустити, що в його ящику буде багато листів з темою «пропозиція» або «співробітництво». Тому нагадайте йому краще своє прізвище або назву компанії. А якщо ви давно знайомі, то в темі листа вкажіть предмет спільної роботи або привід листування: «питання про...», «коментар з приводу.

..»

ЧИ ВАРТО ПЕРЕХОДИТИ З ОФІЦІЙНОЇ МОВИ НА НЕОФІЦІЙНИЙ?

Якщо вам прийшов лист, написаний строгим діловим тоном, то і відповідати на нього треба так само. Нехтувати цим правилом складання ділового листа, не слід.

Як показує досвід, перехід з формальної мови на неформальний в діловому листуванні частіше призводить до неефективного взаємодії. Вам буде складно обговорювати ділові питання і закликати партнерів до виконання зобовязань, якщо ваше спілкування з ними стало схожим на дружнє. Офіційна мова допомагає тримати дистанцію і ефективно вирішувати проблеми. Формальний стиль допомагає бути коректним в першу чергу в своїх власних висловлюваннях, що призводить до кращих результатів.

ЧИ Є СПОСІБ ПІДШТОВХНУТИ АДРЕСАТА ШВИДШЕ НАДІСЛАТИ ВІДПОВІДЬ?

Замість того, щоб писати в темі «терміново» або «негайно», краще вкажіть в тексті листа точні терміни, в які ви б хотіли отримати відповідь. Наприклад: «Прошу Вас відповісти до такого-то числа» або «Переконливо прошу Вас повідомити про своє рішення не пізніше такої-то дати.

Не варто намагатися прискорити процес, підказуючи адресату очікуємо вами відповідь: «Сподіваюся на вашу згоду» або «Прошу відповісти ствердно». Дайте людині можливість подумати самому.

У ЯКИХ ВИПАДКАХ ВАРТО ВИКОРИСТОВУВАТИ ЗНАЧОК «ВАЖЛИВО»?

Цим інструментом варто користуватися лише тоді, коли справу, викладене у листі, справді нагально і важливо не тільки для вас, але і для вашого адресата. Вам здається, що всі справи такі? Відзначати всі свої інтернет-листи червоним-прапорцями і знаками оклику неправильно. Згадайте казку про півня і вовка: коли вам насправді знадобиться, щоб лист був прочитаний негайно, його проігнорують.

ЯК ПРАВИЛЬНО ПИСАТИ ЛИСТИ, У ЯКИХ МІСТИТЬСЯ ВІДМОВА?

Якщо ви змушені в чомусь відмовити, не починайте послання з констатації відмови. Коротко викладіть причини вашого рішення і дайте зрозуміти, що при певних обставинах до розгляду питання цілком можна повернутися. Подякуйте за проявлений до вас інтерес, висловіть співчуття такому результаті справи і закінчите лист на позитивній ноті, наприклад, «бажаю успіхів».

ЩО РОБИТИ, ЯКЩО ЛИСТ ВИХОДИТЬ ДУЖЕ ДОВГИМ?

Структуруйте текст, розбийте його на розділу, пункти, абзаци інакше довге послання складно сприймати.

Якщо інформація надана одним суцільним шматком, то вже на другий рядку людина починає втрачати до неї інтерес. Ідеальна формула складання великих інтернет-листів виглядає так: одна думка - один абзац. Також важливо уникати складних речень і розмитих фраз. Щоб швидко відповісти на ваш лист, людина повинна мати можливість з першого ж разу зрозуміти, чого від нього, власне, хочуть.

ЯК КРАЩЕ ПІДПИСУВАТИСЯ?

Відповідаючи на лист, достатньо вказати в кінці свої імя та прізвище. Якщо ж ви ініціюєте листування, то крім цього вкажіть свої посада та контактний телефон. Використавши на початку листа звернення «Шановний...», не завершуйте його фразою «З повагою». Напишіть: «З найкращими побажаннями» або «Щиро Ваш». Заведіть у програмі кілька типів підпису і використовувати їх у залежності від ситуації.

НА СЕЛО ДІДУСЕВІ.

Свежие записи: